Avant-propos
Les Loisirs Duberger-Les Saules se préoccupent du respect de votre vie privée et de la protection de vos renseignements personnels. Dans le cadre de l'utilisation de nos services, les Loisirs Duberger-Les Saules sont susceptibles de recueillir des renseignements personnels et vous êtes susceptibles d’en communiquer avec nous.
La présente politique concerne la gestion et la protection des informations jugées confidentielles à l’intérieur des Loisirs Duberger-Les Saules notamment : les renseignements concernant ses donateurs et leurs données, informations liées aux activités de l’organisme, informations concernant la clientèle, les membres du conseil d’administration, les membres du personnel ainsi que les membres individuels et les bénévoles.
Elle s’applique aux relations entre toutes personnes : administrateurs(trices), donateurs(trices), membres du personnel, bénévoles, clientèle, partenaires, personnes travaillantes ou étant présentes dans les différents locaux des Loisirs Duberger-Les Saules;
Elle poursuit les objectifs suivants :
Les Loisirs Duberger-Les Saules sont assujettis aux dispositions relatives à la protection des renseignements personnels de la Loi sur la Protection des renseignements personnels (RLRQ, c. A-2.1).
Lorsque le renseignement personnel est détenu dans le cadre du contrôle de l’exercice de la profession, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé est applicable (RLRQ, c. P-39.1).
La corporation des Loisirs Duberger-Les Saules poursuit la mission suivante :
Enraciné au quartier Duberger-les Saules depuis 1999, nous contribuons à l'amélioration de la qualité de vie des citoyens de la Ville de Québec par l'entremise de services diversifiés en loisirs et par notre implication active dans le milieu communautaire.
Vision
En tant qu'acteur principal du loisir au quartier Duberger-les Saules, nous contribuons à l'épanouissement et au mieux-être des citoyens en développant des services de loisirs et communautaires innovateurs, de qualité, variés et accessibles. Engagé et à l'écoute des besoins, nous favorisons le lien d'appartenance entre les citoyens et leur communauté.
Renseignement personnel : Tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet de l'identifier est considéré comme personnel. Vos renseignements personnels peuvent inclure sans y être limités, nom et prénom, date de naissance, adresse résidentielle, numéros de téléphone, sexe, adresse électronique, renseignements sur votre situation familiale, les informations que vous saisissez lorsque vous créez un profil pour adhérer à l’un de nos services, votre mode de vie ou votre santé. Toutefois, ne sera pas considéré comme un renseignement personnel celui qui concerne l’exercice par la personne concernée d’une fonction au sein d’une entreprise, tel que son nom, son titre et sa fonction, de même que l’adresse, l’adresse de courrier électronique et le numéro de téléphone de son lieu de travail.
Discrétion : L’aptitude à garder secrète les confidences et les informations privées obtenues en dehors du cadre de travail afin de préserver le respect, l’amitié et la confiance.
Confidentialité : La propriété d'une information ou de renseignements personnels qui ne doivent pas être divulgués à des personnes ou à des entités non autorisées.
Les Loisirs Duberger-Les Saules s’engage à :
Sous réserve des exceptions et exigences des lois applicables, les renseignements personnels ne sont pas communiqués ou divulgués à quel qu’autres tiers sans le consentement de la personne.
En utilisant les services des Loisirs Duberger-Les Saules, vous consentez à la collecte, à l'utilisation et à la communication de vos renseignements personnels et confidentiels conformément à cette politique. La forme du consentement pourra varier selon le contexte ou le service demandé.
Des renseignements personnels sont collectés directement auprès de vous lorsque vous vous inscrivez sur la plateforme Amilia.
Les formulaires utilisés comportent une section relative au consentement nous permettant de recueillir, d’utiliser et de communiquer les renseignements personnels qui vous concernent dans certaines circonstances. Il est important de prendre connaissance de cette section avant d’y consentir.
Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sous réserve de certaines restrictions de nature juridique ou contractuelle.
Dans certaines circonstances particulières, nous pouvons recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels sans que vous en soyez informés(es) ou que vous n'ayez donné votre consentement. De telles circonstances sont réunies, entre autres, lorsque, pour des raisons juridiques, médicales ou de sécurité, il est impossible ou peu probable d'obtenir votre consentement ou lorsque les renseignements sont nécessaires en vue de mener une enquête sur une possible rupture de contrat, de prévenir ou de détecter une fraude ou encore d'appliquer la loi.
Avant de nous divulguer des informations personnelles concernant une autre personne, vous devez obtenir le consentement de ladite personne en ce qui concerne la divulgation et le traitement de ces informations personnelles selon les termes de cette politique.
Les renseignements personnels concernant en enfant de moins de 14 ans ne seront recueillis auprès de celui-ci sans le consentement du titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur.
Toute personne qui, au sein des Loisirs Duberger-Les Saules, a des échanges qui ne sont pas liés à l’exercice de ses fonctions doit agir avec discrétion. De ce fait, elle doit:
Échanges d’informations à l’extérieur des Loisirs Duberger-Les Saules
Les membres du conseil d’administration, la direction, les employés(es), les fournisseurs de service et les bénévoles ne doivent pas discuter de dossiers, personnes ou décisions propres aux Loisirs Duberger-Les Saules, avec des personnes extérieures ou non concernées, sauf si cela est nécessaire pour réaliser une intervention. Dans une telle situation, ils doivent :
Échanges d’informations au sein des Loisirs Duberger-Les Saules
Les membres du conseil d’administration, la direction, les employés(es), les fournisseurs de service et les bénévoles doivent :
Règles à respecter concernant la tenue de dossier
Procédures de conservation et destruction des dossiers confidentiels
Conserver les dossiers fermés en un lieu sûr dans le respect des normes des Loisirs
Duberger-Les Saules
Lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, ils sont détruits conformément à la loi et à la politique de conservation des dossiers. Il est possible, dans certaines circonstances, d’anonymiser les renseignements personnels qui sont conservés.
Les renseignements personnels et confidentiels sont conservés, directement ou par l'entremise de sous-traitants, pour la durée nécessaire aux fins des services demandés et aux exigences légales et réglementaires applicables. Il est exigé des sous-traitants qu'ils souscrivent aux engagements de confidentialité et qu'ils appliquent des politiques équivalentes à celle-ci. Dans tous les cas, l'accès aux renseignements personnels et confidentiels est restreint aux personnes pour qui l'accès est requis dans le cadre de l'exercice de leurs fonctions.
Si Loisirs Duberger-Les Saules a des motifs de croire qu’un incident de confidentialité impliquant un renseignement personnel s’est produit et que celui-ci présente le risque qu’un préjudice sérieux soit causé par l’incident, elle informera, avec diligence, la Commission d’accès à l’information ainsi que toute personne dont un renseignement personnel est concerné par l’incident. Elle peut également aviser toute personne ou tout organisme susceptible de diminuer ce risque, en ne lui communiquant que les renseignements personnels nécessaires à cette fin sans le consentement de la personne concernée. Dans tous les cas, un registre documentera l’incident pour fins de référence.
La direction des Loisirs Duberger-Les Saules est responsable de la mise en œuvre et l’application de la politique de confidentialité.
Toute personne en contact avec des renseignements personnels et confidentiels doit remplir, dès l’entrée en vigueur de cette politique, un formulaire d’engagement à respecter celle-ci.
Si un(e) administrateur(trice), employé(e) ou bénévole a divulgué une information confidentielle, l’autorité compétente lui impose une sanction conforme aux politiques et règlements des Loisirs Duberger-Les Saules. La sanction peut aller de la réprimande à l’exclusion.
En cas de non-respect de la politique de confidentialité par la direction, le conseil d’administration a la responsabilité d’intervenir.
Pour toute demande ou plainte concernant la protection des renseignements personnels et la présente politique des Loisirs Duberger-Les Saules., ou si vous souhaitez avoir accès à vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels à l'adresse figurant ci-dessous :
Responsable de la protection des renseignements personnels : Liliane Langevin, Directrice Générale par intérim l.langevin@loisirsdubergerlessaules.com
La présente politique entre en vigueur le 31 mai 2025 à la suite de son adoption par le conseil d’administration de la Corporation des Loisirs Duberger-Les Saules.
Elle pourra être révisée ou modifiée tous les deux ans, la modification doit respecter les valeurs et les règlements des Loisirs Duberger-Les Saules.